Les services acheteurs

• La Direction des Affaires Financières, des Systèmes d'Information et de la Logistique  (DAFSIL)

La DAFSIL a pour mission principale, la gestion de l’approvisionnement des services hospitaliers et des structures extrahospitalières ainsi que la gestion financière de l'établissement.

La DAFSIL s’organise en différents secteurs d’activité : service informatique, service restauration, blanchisserie, service transports, service entretien et hygiène des locaux.

Elle assume la responsabilité des achats concernant :

• Les équipements médicaux et non médicaux,
• Les produits de Laboratoire,
• Les fournitures et services,
• Les produits et denrées alimentaires,
• Les matériels et logiciels informatiques.

Son domaine de compétence ne comprend pas les achats de produits pharmaceutiques et de dispositifs médicaux, exclusivement du domaine de la Pharmacie hospitalière.

Les procédures "Marché" sont toutes centralisées à la Cellule des Marchés de la DAFSIL.

• La Direction des Services Techniques :

la Direction des Services Techniques assure l’entretien ainsi que les opérations de travaux et de maintenance des installations techniques de l’E.P.S.M.

Elle regroupe les services techniques, les ateliers, le service espaces-verts et la sécurité incendie.

• La Pharmacie

La pharmacie procède à ses propres achats en étroite collaboration avec la Commission du Médicament et des Dispositifs Médicaux Stériles.

 Les modalités de commande

Toutes les commandes doivent être éditées sur un bon de commande à l’E.P.S.M., à l’intitulé DAFSIL, Direction des Services Techniques ou Pharmacie. Elles sont adressées directement au fournisseur, par télécopie, courrier… confirmant ainsi l’engagement de la commande publique.

Les opérations relatives à l’exécution d’une commande s’accompagnent de l’édition de :

• un bon de commande.
• un récépissé de transport .
• un bon de livraison.
• une facture.

Chacun de ces documents doit rappeler la référence de la commande émise par le service acheteur de l’E.P.S.M.
Une commande peut être à l’origine de plusieurs bons de livraison. Plusieurs commandes peuvent faire l’objet d’une même expédition. Dans ce cas, chaque commande doit faire l’objet d’un bon de livraison distinct.

N’acceptez pas de commande sans signature d’un Responsable de la DAFSIL, de la Direction des Services Techniques ou de la Pharmacie, sinon votre facture ne pourra pas être réglée et sera réfusée.

A compter du 1er janvier 2018, les achats relèveront de la responsabilité du CHU de Caen en tant qu'établissement suppport du Groupement Hospitalier de Territoire - Normandie Centre.
 

Les modalités de livraison

Lieux et conditions
Les spécifications de livraison sont indiquées sur le bon de commande : lieu, jour et horaire de livraison. Le service « Accueil Sécurité » de l’hôpital n’est pas habilité à recevoir de livraison de commandes.
Tout dépôt fera l’objet d’un refus de réception avec renvoi de la marchandise au fournisseur, à ses frais.

Le site hospitalier comprend cinq lieux de livraison accessible depuis l’entrée principale de l’établissement :

• Magasin Général
  La réception est ouverte du lundi au vendredi de 8h00 - 16h00, sans interruption.
  Les fournisseurs se présentent à l’Accueil de la DAFSIL.

• Service Restauration
  La réception au quai d’enlèvement des marchandises est ouverte du lundi au vendredi de 7h00-15h00, sans interruption.
   
• Blanchisserie
  La réception est ouverte du lundi au vendredi de 8h00-11h30 / 12h15-15h30.
  Les fournisseurs se présentent au bureau du responsable de la Blanchisserie.
   
• Pharmacie
  La réception est ouverte de lundi au vendredi de 8h30 - 17h00, sans interruption.
   
• Antenne Laboratoire
  La réception est ouverte de lundi au vendredi de 8h30 - 15h30, sans interruption.
   

Le bon de livraison

Chaque livraison doit faire l’objet d’un document récapitulatif émis par l'expéditeur. Le bon de livraison doit être aisément repérable et accessible sans avoir à ouvrir un contenant.

Le bon de livraison doit permettre de faire le lien administratif avec la (ou les) commande(s) faite(s). Il décrit exhaustivement dans quelle mesure la (ou les) commande(s) a (ou ont) été effectivement réalisée(s).

Le bon de livraison doit comprendre :

• Référence de l’expéditeur
  • Nom et adresse du Fabricant Distributeur, Dépositaire (société distributrice) qui a exécuté la commande (à mettre en entête).
  • Nom de la société facturante si les deux ne sont pas identiques.
  • Code d’identification : code SIRET.
     
• Référence du Destinataire 
  • Nom du destinataire et adresse de livraison.
  • Code FINESS d’identification de l’EPSM Caen
• Référence commande
  • Identification de la commande.
    Il s’agit de la référence de la commande émise (numéro et date de commande ). Lors de la livraison d’un reliquat, la référence de la commande d’origine doit être rappelée.
    S'il existe un accord sur les dates prévisionnelles de livraison, le numéro de commande doit s’accompagner de la date de livraison indiquée sur la commande.
• Référence expédition
  • Numéro de bon de livraison : c'est le numéro de bon de livraison donné par l’expéditeur.
  • Date d'expédition : Il s'agit de la date de mise à disposition par l'expéditeur c'est-à-dire la date à partir de laquelle  les produits à faire enlever par le transporteur sont prêts pour cette opération.
     

Le suivi comptable et la facturation

Pour nous permettre le paiement :

•  Adressez-nous la facture dans les meilleurs délais.
• Joignez un R.I.B., si vous êtes un nouveau fournisseur de l’hôpital ou si vos coordonnées bancaires ou postales ont changé.

Pour tout renseignement concernant le suivi de votre dossier, contactez la DAFSIL ou la Pharmacie.

Les deux premiers chiffres inscrits sur la commande indiquent le gestionnaire en charge de votre facturation :

o Gestionnaire 10 : 02 31 30 50 95

o Gestionnaire 11 : 02 31 30 50 50 poste 52.84

o Gestionnaire 12 : 02 31 30 50 23

o Gestionnaire 13 : 02 31 30 50 50 poste 52.81

o Gestionnaire 14 : 02 31 30 50 50 poste 52.85

o Gestionnaire 15 : 02 31 30 50 50 poste 52.83

o Gestionnaire 20 : 02 31 30 50 63

o Gestionnaire 30 (Pharmacie) : 02 31 30 50 50 poste 53.40

Précisez le numéro complet de la commande à laquelle vous faites référence (inscrite sur le bon de commande).

Les modalités de dépôt des factures dématérialisées sur "Chorus Pro"

Les informations nécessaires au dépôt de vos factures sur la plateforme "Chorus Pro" sont les suivantes :

- N° SIRET de l'établissement : 26140127700015

- Le N° d'engagement juridique correspond au N° de la commande indiqué en entête de chaque commande. Le nom du gestionnaire de la commande est indiqué dans le corps de la commande.

• Service exécutant : FACM si une commande a été passée. Le N° d'engagement est obligatoire.

• Service exécutant : FSCM si aucune commande n'a été passée. Le N° d'engagement n'est pas obligatoire.

Aucune facture ne sera acceptée si un n° d'engagement a été généré.

Mise à jour : 2017/07